Digital Workplace : 6 étapes pour une mise en place réussie

Saviez-vous que 50% des logiciels mis en place dans une entreprise ne sont utilisés que par 50% des collaborateurs ? (étude Nexthink, février 2023).

C'est 50% de licences payées inutilement, sans compter le temps perdu à mettre en place l'outil au sein des équipes.

Comme nous le savons tous, les outils numériques tels que les espaces de travail numériques sont presque omniprésents dans les entreprises. Ces outils facilitent la communication et la coopération entre les équipes.

Cependant, le simple fait de choisir et d'intégrer un nouvel outil ne garantit pas automatiquement ces avantages. Pour réussir, une approche réfléchie et stratégique est indispensable.

Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour réussir la mise en place d'une plateforme collaborative au sein de votre entreprise.

Pourquoi choisir un outil collaboratif ?

Avant d'expliquer comment réussir la mise en œuvre de votre outil, il est important de rappeler les raisons pour lesquelles vous allez - ou avez décidé - de franchir le pas.

Votre entreprise utilise-t-elle une solution qui n'est plus adaptée aux méthodes de travail actuelles ? En effet, certains outils manquent d'innovation et d'agilité, dans un contexte où le management est basé sur l'agilité et la gestion de projet. Les équipes peuvent rapidement se perdre : 37% des collaborateurs utilisent 3 navigateurs différents pour accéder aux différents outils collaboratifs. Et ce n'est pas tout : 31% d'entre eux utilisent 2 outils simultanément (Étude Nexthink, février 2023). Il y a un réel besoin de repenser la façon dont nous collaborons.

Peut-être souhaitez-vous utiliser un nouvel outil pour pallier les inconvénients de l'e-mail? La messagerie instantanée intégrée aux plateformes collaboratives réduit vos échanges d'e-mails. Vous discutez en temps réel avec la bonne personne et gardez une trace de vos échanges. Vos données ne sont plus fragmentées, vos fichiers ne sont plus dupliqués. Avec un outil collaboratif, vous améliorez la communication au sein des équipes et entre les services.

Êtes-vous submergé par des réunions inutiles ? Les espaces de travail numériques sont également efficaces pour réduire le nombre de réunions, car les discussions sont centralisées dans des groupes de travail spécifiques. Les informations, qu'elles soient écrites ou sous forme de documents, sont transmises.

Vous êtes bombardé de notifications et vous avez du mal à rester concentré sur vos tâches ? L'utilisation d'une plateforme collaborative est efficace pour mieux gérer vos notifications. Vous pouvez mettre en sourdine un ou plusieurs canaux de discussion pour éviter d'être submergé par les alertes et rester concentré au quotidien.

Votre entreprise a mis en place le travail à distance, mais vous êtes confronté à des problèmes de collaboration ? Un outil agile et innovant améliore le travail à distance grâce à différentes fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, la gestion de projet ou les calendriers partagés. Tout dépend de l'outil de collaboration à distance que vous choisissez.

Vous voulez que votre projet soit terminé à temps ? Un outil de gestion de projet vous permet de définir les étapes à suivre, d'assigner vos collaborateurs et d'ajouter une date limite pour que le projet soit terminé à temps.

Retrouvez notre article sur les 10 principales raisons d'utiliser une plateforme collaborative.

Difficultés liées à la mise en place d'une plateforme collaborative

Avant de mettre en place un nouvel outil dans votre entreprise, anticipez les difficultés que vous pourriez rencontrer.

Tout d'abord, vous pouvez rencontrer des problèmes de communication. Un outil peut être imposé, mais ses objectifs ne sont pas communiqués. Les collaborateurs seront peu intéressés par cette nouvelle solution, car ils n'en perçoivent pas les avantages.

Vous pouvez également vous heurter à l'ignorance, à l'inquiétude, voire à la résistance au changement. Vos équipes peuvent avoir peur de l'inconnu et voir leur quotidien bouleversé du jour au lendemain, surtout si elles sont habituées à des méthodes de travail traditionnelles. La résistance au changement peut ralentir l'adoption et même compromettre le succès de l'outil collaboratif.

Enfin, il se peut que vos colaborateurs utilisent peu votre outil parce qu'ils n'ont pas été formés et qu'ils ne savent pas comment tirer parti de ses avantages.

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6 étapes pour réussir la mise en place de votre outil collaboratif

Maintenant que vous êtes conscient des difficultés qui peuvent se présenter à vous, voici les 6 étapes à suivre pour réussir la mise en place d'un outil collaboratif dans votre entreprise.

1. Définissez vos besoins
2. Trouvez la bonne solution
3. Planifiez la mise en place
4. Mettez en place votre plateforme collaborative
5. Formez, communiquez et sensibilisez
6. Évaluez et adaptez

Pour définir vos besoins, utilisez la méthode des 5W (Où, qui, pourquoi, quand, quoi). Créez un document qui répond à toutes vos questions. Voici un exemple de questions qui peuvent vous aider :

• Quels sont les objectifs et les résultats attendus ?
• Qui seront les utilisateurs ? Leurs profils, leurs besoins, leurs attentes, leurs craintes, leurs désagréments ?
• Qui se chargera de la mise en place ?
• Quelles sont les fonctionnalités requises ? Lesquelles sont souhaitées ?
• Quel budget ?
• Combien de temps cela prendra-t-il ?
• Quel est le niveau d'assistance et de maintenance ?
• Quelles sont les exigences en matière de sécurité ou de conformité ?
• Comment mesurer le succès ?

Gardez à l'esprit que : "Un projet qui ne bénéficie pas de l'adhésion des utilisateurs est voué à l'échec" Méthode de conduite du changement, Autissier & Moutot, 2016. Vous devez avoir le soutien de vos équipes pour commencer à mettre en œuvre l'outil et changer les habitudes de collaboration.

Pour trouver la plateforme collaborative adaptée à vos besoins, détaillez le contexte de votre entreprise, ciblez les problèmes rencontrés et leurs conséquences, puis identifiez les besoins. Recherchez et évaluez les différentes options d'outils collaboratifs disponibles sur le marché.

Retrouvez tous nos conseils pour vous aider à choisir le bon outil collaboratif dans notre article dédié.

Vous avez trouvé votre solution collaborative. Il est maintenant temps de créer un plan détaillé pour l'intégrer efficacement dans votre entreprise. Cela implique plusieurs étapes telles que la configuration de votre outil, la responsabilisation de vos équipes, la fixation de délais et l'identification des ressources nécessaires.

Tout d'abord, établissez un plan de communication pour convaincre la direction et les différentes équipes d'adopter l'espace de travail numérique.

Pour ce faire, partagez idéalement trois problèmes bloquants auxquels vos équipes sont confrontées et la manière dont ce nouvel outil y répondra. Expliquez les objectifs, les utilisations, les avantages individuels et collectifs et les opportunités.

Ensuite, il faut identifier les utilisateurs clés, appelés "champions", qui sont impliqués dans le projet dès le début et qui sont motivés. Ces personnes testeront la solution et encourageront les équipes. Ciblez également les personnes plus passives ou désintéressées afin de les impliquer au maximum.

Désignez ensuite les rôles des administrateurs : qui gérera les abonnements ? Qui invitera les utilisateurs dans l'espace ? Qui rédigera les processus d'utilisation de la plateforme ? Etc. De préférence, désignez les responsables des différents services de votre entreprise.

Tout d'abord, testez l'outil collaboratif pendant la période d'essai pour préparer l'architecture. N'hésitez pas à ajouter des administrateurs pour configurer votre espace. Personnalisez votre outil en fonction des besoins et des processus de votre entreprise. Créez par exemple des canaux de discussion en fonction de vos thématiques ou de vos équipes. Ajoutez des événements récurrents tels que les réunions ou les anniversaires des collaborateurs.

Configurez les paramètres de sécurité, les autorisations d'accès et les intégrations avec d'autres systèmes existants. Si nécessaire, demandez aux conseillers clientèle de vous aider à adapter l'outil à votre cas d'usage spécifique.

Avec une plateforme configurée, vos équipes sauront où trouver l'information, comment communiquer, etc. Tout sera plus clair pour elles et elles deviendront opérationnelles plus rapidement. Assurez une expérience positive pour tous vos collaborateurs. Montrez l'exemple : encouragez le retour d'informations et la critique afin de procéder à des ajustements et de répondre au mieux aux attentes. Cultivez l'habitude d'utiliser l'outil en rendant son utilisation obligatoire.

Par exemple, tous les procès-verbaux seront rédigés sur l'outil, ou tous les événements (réunions, points, conférences, etc.) seront ajoutés à l'agenda de l'outil (s'il y en a un).

Encourager est une chose, mais vous devez aussi rassurer vos équipes. Pour cela, expliquez tous les processus et la meilleure façon d'utiliser l'outil. Après une certaine période, partagez le nombre de personnes dans l'entreprise qui ont déjà utilisé l'outil, ainsi que les gains réalisés (en termes de temps, de productivité, de coûts).

Enfin, soyez reconnaissants envers tous ceux qui ont contribué à ce projet.

Il est essentiel de soutenir et de former vos employés. Pour ce faire, vous devez vous poser les bonnes questions : Quel type de formation recherchez-vous ? Qu'avez-vous besoin d'apprendre ?

Une fois votre outil configuré, vous et les personnes qui vous ont assisté savez comment l'utiliser efficacement. Formez des ambassadeurs, les "champions" mentionnés plus haut, qui formeront à leur tour leurs équipes.

Diversifiez l'approche de la formation : organisez des sessions de formation en face à face ou virtuelles, tenez des webinaires ou créez des tutoriels. Utilisez les ressources de l'outil, telles que les tutoriels et les centres d'aide, pour guider les utilisateurs tout au long des étapes, de l'inscription à l'utilisation quotidienne de l'outil.

N'oubliez pas d'intégrer cette formation lors de l'intégration des nouvelles recrues afin qu'elles soient opérationnelles dès le départ.

Enfin, un soutien continu est essentiel:

• Créez des supports tels que des affiches sur les murs de vos locaux pour promouvoir la demande.
• Organisez des réunions de suivi : Comment se déroule le processus d'adaptation ? Y a-t-il des questions ou des commentaires à formuler ? Comment pouvez-vous mieux aider les collaborateurs à maîtriser l'outil ?

N'hésitez pas à faire part de vos commentaires aux conseillers clientèle de l'outil, en indiquant les fonctionnalités qui ne sont pas claires ou en suggérant des ajouts nécessaires.

Enfin, la dernière étape de la mise en œuvre de votre nouvelle plateforme collaborative consiste à garder à l'esprit vos objectifs et les résultats attendus, tels qu'ils ont été définis lors de l'identification de vos besoins. Pour ce faire, mesurez des KPI qualitatifs et quantitatifs :

• En ce qui concerne l'adoption de la solution : les utilisateurs qui ont créé un compte, le nombre de connexions uniques et régulières, les actions spécifiques telles que la création de tâches, l'envoi de messages ou le lancement d'appels vidéo.
• Par rapport à vos points faibles : le temps gagné pour des actions spécifiques par rapport à la méthode précédente, le nombre d'e-mails et de réunions maintenant par rapport à avant, le nombre de projets achevés, le confort du travail à distance grâce à l'outil, l'enthousiasme de l'équipe, et plus encore.

Assurez l'adoption de l'outil en demandant régulièrement un retour d'information par le biais de sessions d'échange avec les "champions" ou toutes les équipes, ou par le biais d'enquêtes.

Il est important de prendre le temps d'évaluer la situation et d'anticiper les situations indésirables, comme la non-utilisation de l'outil.

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Les outils collaboratifs ont en effet trouvé leur place au sein des entreprises en facilitant la communication, la coordination et la gestion de projets. L'adoption réussie de ces outils repose sur une approche stratégique en plusieurs étapes. La première étape doit toujours être la définition et l'analyse des besoins, sous peine de voir le projet échouer s'il n'est pas adapté aux besoins de l'entreprise. Les autres étapes à ne pas négliger sont : la sélection de l'outil, la planification, la mise en œuvre de l'outil, la formation et l'évaluation.

Certaines plateformes collaboratives sont faciles à apprendre et à utiliser, et peuvent être rapidement mises en œuvre au sein des entreprises. Explorez de nouvelles façons de travailler en équipe et de coordonner les projets avec Atolia dès aujourd'hui !

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